Veckorutin: från underlag till verifikat

Steg för steg

1. 1. 1. Samla underlaget – kvitton och leverantörsfakturor

   Underlaget hittar du under Inlästa underlag. Fota nya kvitton direkt i mobilen (knappen Skanna) eller ladda upp PDF. Kvitton som kommit via mejl/n8n dyker upp automatiskt. Filtrera på 'Dölj utan belopp' för att se vilka som saknar tolkat belopp och komplettera dem manuellt.

2. 2. 2. Läs in banken – transaktionerna

   Under Transaktioner laddar du upp bankfilen (CSV/kontoutdrag) eller lägger till en transaktion manuellt. Dubbletter filtreras bort automatiskt. Kontrollera att sista datumet i listan motsvarar senaste bankdagen – annars saknas underlag.

3. 3. 3. Para ihop underlag och betalning

   På Matchning ser du förslag med belopp, datum och valuta (USD räknas om till SEK). Bekräfta rätt förslag, avvisa fel med anledning – avvisade par kommer inte tillbaka. Kvar i listan = saknat underlag, be om kvittot direkt.

4. 4. 4. Skapa verifikatet

   Gå till Bokför. För varje matchad transaktion föreslås konton (debet/kredit, momskonto och momssats) utifrån regler och tidigare bokföring. Justera vid behov, kontrollera att debet = kredit och bokför – då skapas verifikatet med serie, nummer och datum.

5. 5. 5. Verifiera att verifikatet blev rätt

   Slå upp verifikatet i Huvudboken: rätt datum (bokförs på transaktionsdatum), rätt konto, moms på 2640/2610–2650, och underlaget bifogat. Debet och kredit ska summera lika. Hittar du fel: rätta med ett nytt verifikat – radera aldrig ett bokfört verifikat.

6. 6. 6. Låt AI dubbelkolla

   Kör Second opinion på veckans verifikat. Du får en bedömning per verifikat med förslag på annat konto när något ser avvikande ut – bra spärr innan momsperioden stängs.

Vanliga fallgropar

• Bokföra på betalningsdatum när fakturadatum gäller – vid fakturametoden styr fakturadatum.
• Glömma bifoga underlaget; ett verifikat utan underlag är inte godkänt enligt bokföringslagen.
• Lyfta moms på utländska kvitton som saknar svensk moms.

Frågor och svar

Läs också