Kundfordringar och påminnelser – när betalningen dröjer

Steg för steg

1. 1. 1. Förstå kontona – 1510 och 1930

   När du skickar en faktura bokförs hela beloppet som en fordran på kunden, oavsett när pengarna kommer in. Debet 1510 Kundfordringar (totalbelopp inklusive moms), kredit 3011 Försäljning (nettobelopp) och kredit 2611 Utgående moms 25 %. När kunden sedan betalar: debet 1930 Bankkonto och kredit 1510 Kundfordringar. Intäkt och moms redovisas alltså i fakturamånaden – inte i betalningsmånaden.

2. 2. 2. Skapa fakturan i appen

   Gå till Fakturor och välj Ny faktura. Välj kund, förfallodatum (vanligtvis 30 dagar) och lägg till rader för sålda timmar eller fasta belopp. Om du vill summera timmar från tidrapporten väljer du kunden och perioden – appen skapar en fakturarad automatiskt. När du sparar skapas både PDF och bokföringsrader.

3. 3. 3. Se vilka som är sena – kundfakturor

   Under Obetalda fakturor ser du alla kundfordringar sorterade efter förfallodatum. Röda rader är försenade, gula förfaller snart. Klicka på en rad för att se fakturans belopp, förfallodatum och eventuell delbetalning. Åldersanalysen visar hur länge varje fordran har varit obetald.

4. 4. 4. Matcha inbetalningen mot rätt faktura

   När pengarna kommer in på banken dyker transaktionen upp under Matchning. Appen föreslår vanligtvis rätt faktura utifrån belopp och OCR/reference. Godkänn förslaget så nollas 1510 automatiskt. Om kunden betalt flera fakturor i en klumpsumma kan du splitta beloppet över flera rader.

5. 5. 5. Skicka påminnelse med ränta

   Enligt lag får du ta dröjsmålsränta från dagen efter förfallodatum. Räntan är referensräntan + 8 procentenheter. Dessutom får du lägga på en påminnelseavgift om 60 kr inklusive moms vid första påminnelsen. I appen markerar du fakturan som påmind, fyll i datum och eventuell avgift – avgiften bokförs som intäkt och momsen redovisas på 2611.

6. 6. 6. Följ likviditeten

   Sent betalande kunder påverkar kassaflödet. I Kassaflödesrapporten ser du skillnaden mellan fakturerade intäkter och faktiskt inbetalt. Använd prognosen för att se om du kommer att sakna pengar innan löneutbetalning eller moms inbetalning.

7. 7. 7. Rutin för uppföljning

   Veckovis: gå igenom Obetalda fakturor och skicka påminnelser till fakturor som passerat förfallodatum med mer än 7 dagar. Månadsvis: granska åldersanalysen och identifiera återkommande sena betalare – överväg kortare betalningsvillkor eller förskott. Årligen: gör en nedskrivningsprövning av osäkra kundfordringar (konto 1519).

Vanliga fallgropar

• Bokför intäkten först när pengarna kommer in – då blir moms och resultat fel.
• Glömma att bokföra påminnelseavgiften separat med moms.
• Skicka påminnelse innan förfallodatum – då får du inte ta ut ränta eller avgift.
• Låta gamla kundfordringar ligga kvar utan nedskrivningsprövning.
• Matcha inbetalningen mot 3011 Försäljning i stället för 1510 – då dubbelräknas intäkten.

Frågor och svar

Läs också