Utlägg eller vidarefakturering? Skilj på kundens och dina kostnader
Har du betalat en kostnad som kunden ska ersätta? Ett utlägg och en vidarefakturerad kostnad hanteras olika i bokföringen och för momsen. Här är vad du som konsult behöver kontrollera innan du skickar fakturan.
2026-10-25
Börja med vem som ansvarar för köpet
Att kunden ska ersätta en kostnad betyder inte i sig att den är ett utlägg. För ett utlägg ska kunden själv ha betalningsansvar gentemot leverantören. Du betalar då för kundens räkning, snarare än köper något till ditt eget företag. Kontrollera därför vem som har beställt, vem leverantörens avtal gäller och vem fakturan är ställd till. Skillnaden är relevant både för dig med aktiebolag och för dig med enskild firma.
Ett utlägg ska inte ge något påslag
För att betalningen ska behandlas som ett utlägg ska du ta tillbaka samma belopp som du betalade, utan vinstpålägg. Beloppet bokförs på ett avräkningskonto och påverkar inte företagets resultat. Du gör inte avdrag för momsen på kundens inköp och lägger inte heller moms på ersättningen för själva utlägget. Spara underlaget och bifoga en kopia när du begär ersättning, så att kunden kan se vad betalningen avser och hantera sitt inköp korrekt.
Dina egna inköp är normalt inte kundens utlägg
En tågbiljett eller hotellnatt som du köper för att genomföra ett konsultuppdrag är normalt en kostnad i din verksamhet, även om kunden har lovat att ersätta den. Inköpet hanteras då hos dig, och ersättningen från kunden blir en del av din försäljning. Vilken moms du ska ta ut beror på vad du säljer och hur kostnaden hör ihop med uppdraget. Kopiera därför inte momsen från leverantörens kvitto utan att kontrollera reglerna.
Bestäm hanteringen innan kostnaden uppstår
Skriv i uppdragsavtalet vilka kostnader kunden ersätter, om kunden måste godkänna dem i förväg och om du får göra påslag. Skilj sedan mellan inköp som företaget gör och betalningar som verkligen sker för kundens räkning. En separat rad på kundfakturan gör inte automatiskt kostnaden till ett utlägg. Kontrollera Skatteverkets vägledning om utlägg och vidarefakturering när du är osäker, särskilt vid utländska inköp eller uppdrag där flera slags varor och tjänster ingår.
Källor
Vill du ha bokföringen klar på några minuter i månaden?
Prova Bokförat