Säkra bokföringsunderlagen när du byter system
Ett systembyte kan göra gamla fakturor, kvitton och bokföringsuppgifter svåra att komma åt. Innan du avslutar en tjänst behöver du kontrollera vad som följer med, vad du måste spara separat och hur materialet ska kunna läsas senare.
2026-10-26
Kartlägg vad som finns i den gamla tjänsten
Börja med att lista vilket material du har i systemet: bokföringsposter, kundfakturor, leverantörsfakturor, kvittobilder och andra underlag som förklarar affärshändelserna. Kontrollera också om material ligger i en separat kvittoapp eller hos din redovisningskonsult. För en konsultverksamhet kan exempelvis fakturabilagor behövas för att förstå vad kunden har debiterats. Fråga leverantören vad du kan exportera och vad som händer med åtkomsten när abonnemanget upphör. Utgå inte från att en avslutad tjänst fungerar som ditt arkiv.
Kontrollera mer än själva bokföringsexporten
En export av bokföringsposter är inte nödvändigtvis en export av alla underlag. Om du använder en SIE-fil behöver du därför kontrollera separat hur fakturor, kvittobilder och bilagor ska sparas. Ta även reda på hur kopplingen mellan en bokföringspost och dess underlag bevaras. Gör ett praktiskt test: välj en kundfaktura och ett inköp och följ dem från bokföringen till respektive dokument. Då upptäcker du luckor innan tillgången till den gamla tjänsten försvinner.
Gör arkivet begripligt även efter bytet
Spara materialet med en tydlig struktur så att du kan hitta rätt period, verifikation och tillhörande underlag. Dokumentera vilket system exporten kommer från och hur filerna hör ihop. Kontrollera att filerna går att öppna utan ett aktivt abonnemang, eller säkerställ annan fortsatt läsbarhet. Ha en säkerhetskopia separat från arbetskopian och begränsa åtkomsten till personer som behöver materialet. Ett arkiv är användbart först när uppgifterna går att hitta, läsa och förstå.
Avsluta först när överlämningen är kontrollerad
Stäm av att uppgifterna i det nya systemet överensstämmer med det gamla och bestäm var bokföringen ska fortsätta, så att samma affärshändelse inte registreras dubbelt. Om en redovisningskonsult hjälper dig, kom överens om vem som exporterar, kontrollerar och förvarar materialet. Ansvaret försvinner inte för att du anlitar någon annan. Kontrollera hos Skatteverket vilka bevarandekrav som gäller och vilka villkor som måste vara uppfyllda innan ursprungliga underlag får förstöras. Radera inget enbart för att importen verkar lyckad.
Källor
Vill du ha bokföringen klar på några minuter i månaden?
Prova Bokförat