Bokföring på djupet – periodisering, moms i specialfall och avstämning

Den här artikeln fortsätter där grunderna slutar. Den riktar sig till dig som redan bokför själv och vill att bokföringen ska vara korrekt även när affärerna blir mer komplicerade.

Omvänd skattskyldighet

Köper du tjänster från ett företag i ett annat EU-land, eller vissa byggtjänster inom Sverige, är det ofta du som köpare som ska redovisa momsen. Du bokför då både utgående och ingående moms på samma inköp. Nettoeffekten blir ofta noll om du har full avdragsrätt, men båda delarna ska med i momsdeklarationen i rätt rutor.

Försäljning till andra länder

Säljer du tjänster till företag i andra EU-länder fakturerar du normalt utan svensk moms och anger köparens momsregistreringsnummer. Försäljningen ska redovisas i momsdeklarationen och, för vissa tjänster och varor, i en periodisk sammanställning. Kontrollera köparens momsnummer innan du fakturerar.

Utländsk valuta

Fakturor i utländsk valuta bokförs i kronor till kursen vid bokföringstillfället. När betalningen sker till en annan kurs uppstår en kursdifferens som bokförs som finansiell intäkt eller kostnad, eller som rörelsepost om den avser rörelsen. Vid årets slut värderas fordringar och skulder i utländsk valuta om till balansdagens kurs.

Anläggningstillgång eller kostnad

Inköp som ska användas varaktigt i verksamheten och har ett betydande värde är anläggningstillgångar och skrivs av över nyttjandeperioden. Inventarier av mindre värde eller med kort livslängd får kostnadsföras direkt. Gränserna finns i skattereglerna och i K2/K3 – kontrollera dem för ditt år.

Representation och personalkostnader

Avdragsrätten för representation och momsen på den är begränsad, och det krävs uppgift om syfte och deltagare. Personalfester, friskvård och gåvor har egna regler. Bokför dem på separata konton så blir det enkelt att göra rätt skattemässiga justeringar.

Avstämning varje månad

Stäm av bank, skattekonto, kundreskontra, leverantörsreskontra och momskonton mot externa underlag varje månad. Spara avstämningen med underlag, till exempel skattekontoutdraget, kopplat till verifikatet. Det är det första en revisor eller Skatteverket ber om.

Rätta fel med spår

Upptäcker du ett fel i en redan bokförd post rättar du med ett nytt verifikat som hänvisar till originalet. Har perioden redan deklarerats för moms kan du behöva rätta deklarationen också. Dokumentera orsaken till rättelsen i verifikatet.

Systemdokumentation

Bokföringslagen kräver att det finns en beskrivning av hur bokföringen är organiserad: vilka program som används, vilka verifikationsserier som finns och hur underlag arkiveras. En kort behandlingshistorik och systembeskrivning räcker för de flesta små företag.