Bokförat · Verktyg
Tidrapportering som konsult
Från registrerad timme till faktura och bokfört verifikat – så bygger du en kedja utan dubbelarbete.
Av Bokförat · Guiden beskriver arbetssätt och ersätter inte individuell rådgivning.
1. Varför tidrapportera alls?
För en konsult är tiden lagret. Tidrapporteringen är underlaget för tre saker: faktureringen till kund, uppföljningen av om uppdragen är lönsamma, och i vissa fall dokumentationen gentemot kund vid tvister. Utan registrerad tid gissar du dig till både pris och fakturaunderlag. Även du som fakturerar fast pris vinner på att mäta tiden – det är enda sättet att veta vad uppdragen faktiskt kostar dig i arbetade timmar.
2. Vad ska registreras?
Minimikravet är datum, kund eller projekt, antal timmar och en kort beskrivning av vad som gjorts. Beskrivningen blir ofta texten på fakturan, så skriv den så att kunden förstår värdet. Många lägger också till om tiden är fakturerbar eller intern, och vilken timtaxa som gäller. Registrera gärna samma dag – minnet av vad du gjorde i tisdags är sällan lika bra på fredagen.
3. Excel eller ett riktigt verktyg?
Ett kalkylark fungerar för en enmans konsult med få uppdrag: en rad per arbetsdag, en flik per månad, summering per kund. Det kostar inget men kräver disciplin, och all överföring till faktura sker för hand. Ett dedikerat verktyg ger timer, veckovyer, påminnelser om oförd tid och framför allt en direkt väg från godkänd tid till fakturarad. Ju fler samtidiga uppdrag och ju fler personer som rapporterar, desto mer betalar verktyget tillbaka sig.
4. Från tid till faktura
Det kritiska steget är kopplingen mellan tidrapport och faktura. När tiden godkänns ska den bli fakturarader med rätt antal timmar, rätt pris och rätt text – utan att du skriver om något för hand. Varje manuell överföring är en risk för fel antal timmar eller fel pris. I Bokförat kan tidrapporteringen ligga direkt mot faktureringen, så att godkänd tid blir underlag för fakturan och fakturan i sin tur blir underlag för bokföringen.
5. Följ upp lönsamheten
Med tiden registrerad kan du räkna på verklig timintäkt per uppdrag: fakturerat belopp delat på arbetade timmar, inklusive den tid du inte kunde fakturera. Det visar vilka kunder som är lönsamma och vilka uppdrag som äter tid. Många konsulter upptäcker att det fastprisuppdrag som kändes tryggt i praktiken gav en lägre timintäkt än löpande uppdrag. Den insikten är värd mer än själva tidrapporteringen.
6. Tiden och bokföringen
Tidrapporten är inte i sig ett bokföringsunderlag – det är fakturan som bokförs. Men tidrapporten är det primära underlaget som motiverar fakturans innehåll, och den bör sparas tillsammans med fakturan. Vid en eventuell granskning är det kombinationen av tidrapport, faktura och betalning som visar att intäkten är verklig. Håll ordning på kedjan: tid → faktura → betalning → verifikat.
Checklista: kom igång på en vecka
- Bestäm vilka projekt och kunder du rapporterar mot – håll listan kort.
- Välj om du registrerar löpande med timer eller i slutet av varje dag.
- Skriv beskrivningar som kan användas direkt på fakturan.
- Stäm av varje vecka: all arbetad tid ska vara registrerad.
- Godkänn månadens tid innan du fakturerar, och spara tidrapporten med fakturan.