Kvitto saknas i bokföringen – vad gör du när ett kvitto är borta?
Börja med att begära en kopia och samla uppgifterna om köpet. Här är en praktisk arbetsgång utan att blanda ihop betalningsbevis, bokföringsunderlag och momsavdrag.
2026-11-03
Kort svar: försök få fram underlaget först
Ett borttappat kvitto är inte en anledning att hitta på uppgifter eller momsa ett köp på känsla. Kontakta säljaren och be om en kvittokopia eller fakturakopia. Samla samtidigt betalningsuppgifter, orderbekräftelse och en beskrivning av vad företaget köpte. Saknat original och helt saknad dokumentation är två olika situationer som behöver bedömas utifrån det material som faktiskt finns.
1. Leta där kvittot kan ha hamnat
Sök i mejlen på leverantör, inköpsdatum och belopp. Kontrollera leverantörens kundportal, beställningshistorik, digitala kvitton och den anställdes utlägg. Vid kortköp kan kvittot ligga i en annan persons mejl än företagets gemensamma inkorg. Kontrollera också om underlaget redan har laddats upp men ännu inte kopplats till rätt betalning.
2. Be säljaren om en kopia
Ange datum, ungefärlig tid, belopp och vad köpet avsåg, så att säljaren kan hitta transaktionen. Lämna inte ut fullständiga kortuppgifter. Spara kopian tillsammans med eventuell förklaring om varför originalet saknas. Om du redan har bokfört händelsen är det viktigt att kopian kopplas till rätt post, inte att samma köp bokförs på nytt.
Räcker kontoutdraget som kvitto?
Ett kontoutdrag kan styrka att en betalning har skett. Det visar däremot inte alltid vad som köptes, hur momsen är specificerad eller vilket företag som var köpare. Behandla därför inte bankraden som en fullständig kvittokopia. Utgå från vilka uppgifter som finns och vilka som behöver kompletteras för att affärshändelsen ska gå att förstå och kontrollera.
3. Dokumentera det du vet – och det du inte vet
Om en kopia inte går att få fram, samla befintliga dokument och skriv ned datum, motpart, belopp, vad affären avsåg och varför underlaget saknas. Beskriv vilka försök du har gjort att få fram det. En egen anteckning gör inte automatiskt dokumentationen tillräcklig och garanterar inget avdrag. Låt en redovisningskonsult bedöma underlaget och vilka kompletteringar som behövs i ditt fall.
Kostnad och moms är olika bedömningar
Att det finns stöd för en kostnad betyder inte automatiskt att momsen får dras av. Gissa inte en momsandel utifrån bankbeloppet. Det är särskilt viktigt för utländska köp, representation och inköp som innehåller både privata och företagets kostnader. Låt den som granskar bokföringen bedöma avdragsrätten utifrån köpet och dokumentationen, i stället för att fylla i en standardprocentsats.
En rutin som minskar letandet nästa månad
Spara kvittot direkt vid köpet, notera syftet när det behövs och gå igenom okopplade betalningar varje vecka. I Bokförat kan du söka bland befintliga underlag efter belopp, leverantör och filnamn innan du laddar upp en ny kopia. Granska att datum och belopp stämmer och att du har valt rätt banktransaktion. Ett uppladdat eller matchat kvitto är inte i sig ett bokfört verifikat.
Källor
Vill du ha bokföringen klar på några minuter i månaden?
Prova Bokförat